MDF a aidé D4D à animer un atelier de conception en co-création pour soutenir le lancement de start-ups innovantes avec des idées commerciales dans le contexte de la numérisation en Afrique.  

Le pôle numérique pour le développement (D4D) est une forme innovante de coopération numérique mondiale avec l'Union européenne (UE). Il encourage les partenariats internationaux sur la transformation numérique entre l'Union européenne et les pays partenaires dans le monde entier. D4D a récemment coordonné la co-création d'un programme financé par la communauté internationale que le secteur privé mettra en œuvre. Son objectif est de soutenir le lancement de start-ups innovantes avec des idées commerciales dans le contexte de la numérisation de l'Afrique. D4D a contacté MDF pour l'assister dans la conception et l'animation d'un atelier de co-création.  

Nous sommes conscients que les ateliers de conception peuvent être assez intenses

Les attentes à l'égard de notre facilitation étaient élevées. Dans ce cas, la facilitation a impliqué vingt participants de haut niveau provenant de différents pays de l'UE et du Maroc. Cinq autres participants se sont joints en ligne. Lors des appels préliminaires avec les principales parties prenantes, celles-ci ont toutes exprimé leur désir d'idées concrètes pour soutenir l'entrepreneuriat numérique en Afrique.  

Pour répondre à leurs demandes, nous devions relever deux défis : 

1) Facilitation hybride.  

Vingt personnes seront présentes dans la salle et cinq seront connectées en ligne via Microsoft Teams. 

2) Participants de haut niveau contre idées de projet concrètes.   

Nous ne savions pas s'il serait facile de trouver des idées concrètes avec des représentants de haut niveau de la communauté internationale. Nous savions que l'atelier précédent n'avait pas abouti aux résultats concrets qu'ils souhaitaient. 

Mais nous le savions aussi: 

  • Même si cela peut créer une certaine pression, nous savons comment animer des ateliers hybrides. Nous l'avons fait à de nombreuses reprises et cela s'est avéré fructueux. La solution la plus efficace est de bien planifier et d'être patient.  
  • Les techniques de facilitation que nous utilisons peuvent rendre n'importe quel atelier pratique. Il est essentiel de bien guider les participants ; s'ils se sentent guidés et s'ils ont confiance en nous et dans le processus, tout se passera bien.  

Nous étions convaincus que la combinaison de notre expérience et de nos outils avec les connaissances de D4D garantirait un résultat fructueux.  

Ce qui s'est passé lors de l'atelier 

La facilitation s'est très bien déroulée. Tous les membres de l'équipe ont été soulagés. Nous avons réussi à la faire fonctionner efficacement et à obtenir des résultats positifs. Nos facilitateurs se sont penchés sur certains des points suivants : 

  • N'oubliez pas de demander aux participants de fournir un retour d'information dans l'ordre de la politesse : La principale difficulté pour les animateurs a été de respecter les règles de politesse strictes de toute réunion de haut niveau et d'inviter les différentes personnes présentes à s'exprimer dans l'ordre approprié. En effet, nous avons tous une tendance naturelle à penser d'abord aux personnes présentes physiquement et à oublier les personnes présentes en ligne.  
  • Un conseil sur l'équipement : L'hybride peut très bien fonctionner, mais nous avons besoin de dispositifs adéquats, tels qu'une ou plusieurs webcams, des haut-parleurs et un microphone connectés à l'appel virtuel. Il faut également que quelqu'un garde un œil sur cet équipement. Par exemple, le facilitateur peut être trop occupé à animer le contenu pour assurer le suivi si le microphone Bluetooth ne fonctionne pas.  
  • Un conseil pour l'inclusion : Nous devons également veiller à ce que les personnes présentes dans la salle soient toujours conscientes qu'elles doivent inclure les personnes connectées en ligne. Dans ce cas, nous avons affiché l'appel sur un grand écran pour que tout le monde puisse le voir à tout moment. Les participants en ligne pouvaient voir la salle de conférence grâce à deux webcams différentes.  
  • Un conseil sur la facilitation hybride - Il y a toujours besoin d'un "corps" : Il s'agit d'une ou deux personnes dans la salle de conférence qui s'occupent du groupe en ligne. Elle garde un chat ouvert pour vérifier si le groupe en ligne rencontre un problème. Elle vérifie également si le volume est trop faible ou s'il y a trop de bruit. Par le biais du chat, les participants en ligne informent l'organisme s'ils souhaitent intervenir, et l'animateur en est informé. En général, il est toujours utile que l'animateur et le "corps" se mettent d'accord sur certains signes (le volume, le son et l'intervention sont les plus courants).  
  • Tirez le meilleur parti de votre téléphone et de vos pauses. Nous avons utilisé un mur avec des post-its pour résumer les idées du projet et un mur virtuel avec des post-its virtuels pour le groupe en ligne. Pendant une pause café, les animateurs ont copié les post-its virtuels en post-its réels et les ont ajoutés au mur. Ils ont également pris des photos du mur de la salle et les ont partagées lors de l'appel virtuel.   

Cela peut sembler complexe, mais c'est relativement facile une fois que l'on s'est mis dans le bain.  

Les résultats concrets 

Afin de produire des résultats concrets, nous avons organisé deux séries de groupes de travail, semblables à un hackathon, mais à une échelle beaucoup plus petite et sur une durée plus courte. Les participants devaient formuler des solutions à un énoncé de problème en deux tours.   

Ils ont présenté ce qu'ils avaient produit à la plénière pour obtenir un retour d'information entre le premier et le deuxième tour. Leurs idées ont été remises en question au cours du processus de rétroaction. Leurs propositions étaient-elles suffisamment concrètes ? Leur plan était-il convaincant et durable ?  

À la suite de la session de feedback, le deuxième tour a produit des idées plus concrètes. En fin de compte, quatre excellentes idées ont été développées et le groupe les poursuivra.  

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