Imaginez une équipe travaillant sur un projet visant à promouvoir les pratiques entrepreneuriales dans les camps de réfugiés ou les zones rurales où l'accès à l'internet est limité. Les membres de l'équipe, dispersés dans des régions éloignées, sont passionnés par la cause mais peinent à participer aux réunions en ligne en raison de connexions peu fiables.
Lors d'une réunion cruciale visant à décider des prochaines étapes du projet, seuls quelques membres disposant d'une connexion internet stable parviennent à rester connectés, tandis que d'autres s'éclipsent ou manquent complètement la discussion. En conséquence, la décision ne reflète que l'avis d'une fraction de l'équipe, ce qui engendre de la frustration et un manque d'engagement de la part de ceux qui n'ont pas pu participer pleinement.
Ce scénario met en évidence les défis que pose la prise de décision dans des équipes dont les membres sont confrontés à d'importantes barrières technologiques. L'objectif n'est pas seulement de prendre des décisions, mais de veiller à ce que chacun, quel que soit son accès à l'internet, puisse apporter sa sagesse et se sente inclus dans le processus. Alors, comment pouvons-nous faciliter la prise de décision différemment pour surmonter ces obstacles ?
Faciliter la prise de décision en cas d'accès limité à l'internet
- Donner la priorité à la communication asynchrone
Dans les situations où la communication en temps réel est difficile, les outils asynchrones deviennent essentiels. Utilisez des plateformes telles que WhatsApp, le courrier électronique ou des applications hors ligne pour recueillir des informations avant les réunions. Partagez des ordres du jour et des documents détaillés à l'avance, ce qui permet aux membres de l'équipe de les examiner et de faire part de leurs commentaires à leur propre rythme, même lorsque leur accès à Internet est limité.
- Simplifier et adapter les outils numériques
Choisissez des outils qui fonctionnent bien dans des environnements à faible bande passante. Par exemple, utilisez des plateformes textuelles ou des appels uniquement audio au lieu de la vidéoconférence. Des outils comme Google Docs, avec accès hors ligne, permettent aux membres de l'équipe de contribuer sans avoir besoin d'une connexion internet permanente. Veillez à ce que la communication soit simple et directe afin de réduire le risque que des problèmes techniques viennent perturber la participation.
- Tirer parti des ressources communautaires
Dans les régions où l'accès à l'internet est limité, les centres communautaires, les hôtels ou les centres locaux disposent souvent d'une meilleure connectivité. Encouragez les membres de l'équipe à utiliser ces ressources pour télécharger des documents, participer à des discussions ou télécharger leurs contributions.
Envisagez de coordonner les heures de réunion avec les périodes où la connectivité est meilleure ou lorsque l'accès à ces centres est possible.
- Assurer une prise de décision inclusive
Pour s'assurer que les décisions reflètent l'avis de tous les membres de l'équipe, utilisez des processus structurés comme la méthode Delphi, où les idées et les commentaires sont recueillis au cours de plusieurs cycles de communication. Cette approche permet un processus décisionnel plus réfléchi et inclusif, même lorsque la collaboration en temps réel est difficile. Résumez clairement les décisions et les prochaines étapes, et assurez un suivi individuel auprès de ceux qui ont pu avoir des problèmes de connectivité afin de vous assurer qu'ils sont alignés et informés.
- Vous souhaitez en savoir plus sur la facilitation en ligne ?
Diriger des équipes dont l'accès à l'internet est limité exige de la créativité et de l'adaptabilité. En donnant la priorité à la communication asynchrone, en simplifiant les outils numériques, en tirant parti des ressources communautaires et en garantissant des processus décisionnels inclusifs, vous pouvez permettre à chaque membre de l'équipe d'apporter une contribution significative.
Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière de diriger efficacement dans des environnements aussi difficiles, nous vous invitons à participer à notre cours de facilitation en ligne. Découvrez des stratégies pour surmonter les barrières technologiques et prendre des décisions impactantes qui font avancer vos projets, peu importe où se trouvent les membres de votre équipe.
