Imaginez une initiative mondiale visant à inciter les jeunes à devenir des entrepreneurs dans le domaine des technologies adaptées au climat. L'équipe de campagne, composée de membres issus des six continents, est chargée de créer un récit convaincant et une stratégie de sensibilisation. Une réunion en ligne est organisée pour décider de l'orientation de la campagne. Cependant, au fur et à mesure que la discussion se déroule, il apparaît clairement que seules quelques voix dominent la conversation. Certains membres de l'équipe, ne sachant pas si leurs idées s'aligneront sur le sentiment dominant, choisissent de rester silencieux.
À la fin de la réunion, une décision est prise, mais le déploiement est lent. L'impact de la campagne est dilué et certains membres de l'équipe se sentent déconnectés, remettant en cause l'approche adoptée.
Ce scénario met en évidence un défi commun aux équipes internationales et distantes. Il ne s'agit pas seulement de prendre des décisions, mais aussi de veiller à ce que chaque membre de l'équipe se sente en sécurité pour apporter sa contribution, que sa sagesse collective soit pleinement exploitée et qu'il s'engage à mettre en œuvre la décision. Alors, comment pouvons-nous faciliter différemment la prise de décision en ligne pour garantir l'engagement par la suite ?
Faciliter la prise de décision en ligne : 5 conseils pour une approche inclusive
1) Créer un environnement sûr pour les contributions
Avant la réunion, instaurez une culture de communication ouverte. Utilisez des enquêtes anonymes avant la réunion ou des outils de brainstorming comme Google Jamboard, où les membres de l'équipe peuvent soumettre leurs idées sans crainte d'être jugés. Pendant la réunion, insistez sur le fait que tous les points de vue sont importants, en particulier dans le cadre d'une campagne axée sur des solutions innovantes pour lutter contre le changement climatique. Encouragez les membres les plus silencieux à partager en les invitant à prendre la parole ou à écrire dans le chat, et reconnaissez chaque contribution pour créer une atmosphère de soutien.
2) Exploiter les outils de collaboration
Les outils numériques qui favorisent une participation égale sont essentiels. Des plateformes comme Miro ou Mural permettent à l'équipe de collaborer en temps réel sur des tableaux blancs virtuels, ce qui facilite la contribution visuelle de chacun. Par ailleurs, les fonctions de sondage de Zoom ou de Microsoft Teams permettent de recueillir des opinions de manière anonyme, garantissant ainsi qu'un plus grand nombre de voix soient entendues.
Les salles de réunion peuvent également favoriser des discussions plus approfondies, en donnant à de petits groupes la possibilité d'affiner leurs idées avant de les présenter à l'ensemble du groupe. Cela peut déboucher sur des stratégies plus riches et plus nuancées pour promouvoir l'esprit d'entreprise dans le domaine des technologies adaptées au climat.
3) Utiliser des techniques de prise de décision structurées
Mettre en œuvre des processus décisionnels structurés tels que la matrice RACI (Responsible, Accountable, Consulted, and Informed) afin de clarifier les rôles et les responsabilités.
Des techniques telles que le partage à la ronde ou la technique du groupe nominal (NGT) permettent de s'assurer que la contribution de tous les membres de l'équipe est systématiquement recueillie, réduisant ainsi le risque que les décisions soient dominées par les voix les plus fortes.
4) Garantir l'engagement dans la mise en œuvre
Une fois la décision prise, il est essentiel de s'assurer de l'alignement et de l'engagement sur les étapes suivantes. Résumez la décision, définissez des tâches spécifiques avec des délais précis et attribuez des rôles pour vous assurer que chacun connaît ses responsabilités. Sollicitez les dernières préoccupations ou questions afin d'aborder les obstacles potentiels dès le début. Cette dernière étape est cruciale pour s'assurer que la décision n'est pas seulement prise, mais qu'elle est aussi pleinement soutenue et efficacement exécutée par l'équipe.
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Dans le cadre d'une campagne mondiale visant à promouvoir l'esprit d'entreprise dans le domaine des technologies adaptées au climat, une prise de décision réussie exige plus qu'une simple réunion en ligne : elle nécessite une facilitation réfléchie. En créant un espace sûr pour les contributions, en exploitant les outils de collaboration, en utilisant des techniques de prise de décision structurées et en garantissant l'engagement de mise en œuvre, vous pouvez transformer vos réunions en ligne en de puissantes plateformes d'innovation et d'action.
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